formasi Pegawai Negeri Sipil adalah penentuan jumlah dan susunan
pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan untuk mampu melaksanakan
tugas pokok yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang. Formasi
ditetapkan untuk jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat, dan
beban kerja yang harus dilaksanakan.
Tujuan penetapan formasi adalah
agar satuan-satuan organisasi Negara mempunyai jumlah dan mutu pegawai
yang memadai sesuai beban kerja dan tanggung jawab masing-masing satuan
organisasi. Formasi ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan dalam
jangka waktu tertentu dengan mempertimbangkan macam-macam pekerjaan,
rutinitas pekerjaan, keahlian yang diperlukan untuk melaksanakan tugas
dan hal-hal lain yang mempengaruhi jumlah dan sumber daya manusia yang
diperlukan.
Analisis Kebutuhan PegawaiAnalisis kebutuhan
pegawai merupakan dasar bagi penyusunan formasi. Analisis kebutuhan
pegawai adalah suatu proses perhitungan secara logis dan teratur dari
segala dasar-dasar/faktor-faktor yang ditentukan untuk dapat menentukan
jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan oleh
suatu satuan organisasi negara untuk mampu melaksanakan tugasnya secara
berdayaguna, berhasil guna dan berkelanjutan Analisis kebutuhan
dilakukan berdasarkan:
- Jenis pekerjaan,
- Sifat pekerjaan,
- Analisis beban kerja dan perkiraan kapasitas seorang Pegawai Negeri Sipil dalam jangka waktu tertentu,
- Prinsip pelaksanaan pekerjaan, dan
- Peralatan yang tersedia.
Jenis pekerjaanJenis pekerjaan adalah
macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu satuan organisasi
dalam melaksanakan tugas pokoknya, misalnya pekerjaan pengetikan,
pemeriksaan perkara, penelitian, perawatan orang sakit, dan lain-lain.
Sifat pekerjaanSifat pekerjaan adalah pekerjaan
yang berpengaruh dalam penetapan formasi, yaitu sifat pekerjaan yang
ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan itu. Ada
pekerjaan-pekerjaan yang cukup dilaksanakan selama jam kerja saja,
misalnya pekerjaan tata usaha, tetapi ada pula pekerjaan yang hams
dilakukan selama 24 jam penuh, misalnya pemadam kebakaran, tenaga medis
dan para medis di rumah-rumah sakit pemerintah.
Analisis beban kerja dan perkiraan kapasitas pegawai dalam jangka waktu tertentuAnalisis
beban kerja dalam jangka waktu tertentu, adalah frekuensi rata-rata
masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu dari
masing-masing organisasi, misalnya berapa banyaknya pekerjaan pengetikan
surat atau naskah lainnya yang harus dibuat oleh suatu satuan
organisasi dalam jangka waktu tertentu.
Perkiraan kapasitas pegawai
dalam jangka waktu tertentu, adalah kemampuan seorang pegawai untuk
menyelesaikan jenis pekerjaan tertentu dalam jangka waktu tertentu.
Perkiraan beban kerja dan perkiraan kapasitas pegawai dapat dilakukan
berdasarkan perhitungan atau pengalaman.
Prinsip pelaksanaan pekerjaanPrinsip pelaksanaan
pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam menentukan formasi pegawai.
Misalnya, apabila pekerjaan membersihkan ruangan atau merawat pekarangan
harus dikerjakan sendiri oleh satuan organisasi yang bersangkutan, maka
harus diangkat pegawai untuk pekerjaan-pekerjaan itu, akan tetapi kalau
pekerjaan membersihkan ruangan dan merawat pekarangan diborongkan
kepada pihak ketiga, maka tidak perlu mengangkat pegawai untuk pekerjaan
itu.
Peralatan yang tersediaPeralatan yang
tersedia atau yang diperkirakan akan tersedia dalam menyelesaikan
pekerjaan sesuai tugas pokok akan mempengaruhi jumlah dan rnutu pegawai
yang diperlukan. Pada umumnya semakin tinggi mutu peralatan kerja yang
ada dan tersedia dalam jumlah yang memadai akan mengurangi jumlah
pegawai yang diperlukan.
Penetapan FormasiFormasi Pegawai Negeri Sipil
secara nasional setiap tahun anggaran ditetapkan oleh Menteri yang
bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara, setelah
memperhatikan pendapat Menteri Keuangan dan pertimbangan Kepala Badan
Kepegawaian Negara Formasi Pegawai Negeri Sipil terdiri dari:
- Formasi Pegawai Negeri Sipil Pusat
- Formasi Pegawai Negeri Sipil Daerah.
Formasi Pegawai Negeri Sipil Pusat untuk masing-masing satuan
organisasi Pemerintah Pusat setiap tahun anggaran ditetapkan oleh
Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara
setelah mendapat pertimbangan dari Kepala Badan Kepegawaian Negara atas
usul
Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat.
Formasi
Pegawai Negeri Sipil Daerah untuk masing-masing satuan organisasi
Pemerintah Daerah Propinsi/Kabupaten/Kota setiap tahun anggaran
ditetapkan oleh Kepala Daerah masing-masing setelah mendapat persetujuan
tertulis dari Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan
aparatur negara berdasarkan pertimbangan Kepala Badan Kepegawaian
Negara. Persetujuan formasi Pegawai Negeri Sipil Daerah berdasarkan usul
dari Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah yang dikoordinasikan oleh
Gubernur. Formasi yang telah ditetapkan berlaku dalam tahun anggaran
yang bersangkutan, sehingga lowongan formasi yang tidak diisi pada tahun
anggaran yang bersangkutan, tidak dapat digunakan untuk tahun anggaran
berikutnya. Dalam menetapkan formasi untuk setiap tahun anggaran harus
memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
- Jumlah Pegawai Negeri Sipil (bezetting) yang ada,
- Jumlah Pegawai Negeri Sipil yang naik pangkat,
- Jumlah Pegawai Negeri Sipil yang berhenti, pensiun, atau meninggal dunia, dan
- Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil menurut jabatan dan pendidikan/jurusannya.
Analisis JabatanAnalisis kebutuhan pegawai
dapat diperoleh melalui analisis jabatan. Analisis jabatan adalah suatu
kegiatan mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan informasi tentang
jabatan. Analisis jabatan meliputi:
- Uraian jabatan atau uraian pekerjaan, yaitu informasi yang lengkap
tentang tugas dan berbagai aspek lain dari suatu jabatan atau pekerjaan,
- Kualifikasi atau syarat-syarat jabatan, yaitu keterangan mengenai
syarat-syarat yang diperlukan oleh seorang pegawai untuk dapat melakukan
tugas tertentu misalnya pendidikan tertentu,
- Peta jabatan, yaitu susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan
fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari
tingkat yang paling rendah sampai dengan yang paling tinggi dan jenis
jabatan fungsional serta jumlah yang diperlukan
Kemampuan Keuangan NegaraFaktor kemampuan
keuangan negara adalah faktor penting yang selalu harus diperhatikan
dalam penentuan formasi Pegawai Negeri Sipil. Walaupun penyusunan
formasi telah sejauh mungkin ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan
pegawai seperti diuraikan terdahulu, akan tetapi apabila kemampuan
keuangan negara masih terbatas, maka penyusunan formasi tetap harus
didasarkan kemampuan keuangan negara yang tersedia.
Formasi Pegawai Pada Perwakilan Republik Indonesia di Luar NegeriPada
kantor perwakilan Republik Indonesia di luar negeri dipekerjakan
Pegawai Negeri Sipil Republik Indonesia (home staff) dan tenaga kerja
warga negara setempat (local staff). Penetapan formasi Pegawai Negeri
Sipil di luar negeri bagi instansi yang memiliki perwakilan di luar
negeri harus memperhatikan pula pertimbangan dari Menteri Luar Negeri.
Bahan Bacaan:1. Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil;
2.
Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003 tentang Perubahan Atas
Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 Tentang Formasi Pegawai Negeri
Sipil.
3. Surat Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 26 Tahun 2004 Tanggal 6 Mei 2004
4. Keputusan Presiden yang mengatur tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi yang bersangkutan.